Duidelijke afspraken.
Voor iedere opdracht.

Definities

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:

• SW: SW Mediaproducties, gevestigd in Tilburg en ingeschreven onder KvK-nummer 42124034;
• opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een aanbod aanvraagt, een opdracht verstrekt of beeld gebruikt;
• productie: fotografie, video, journalistieke reportage, mediaproductie of andere overeengekomen dienst;
• beeld: iedere foto, video, selectie, uitsnede, preview of ander audiovisueel werk dat door of via SW wordt geleverd;
• licentie: de schriftelijk vastgelegde toestemming om beeld voor een bepaald doel, kanaal, bereik, gebied en periode te gebruiken.

Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op aanbiedingen, offertes, opdrachten, overeenkomsten en beeldlicenties van SW. Afwijkingen zijn alleen geldig wanneer ze schriftelijk zijn overeengekomen.

Voorwaarden van de opdrachtgever zijn alleen van toepassing wanneer SW deze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard. Dwingendrechtelijke rechten van consumenten blijven volledig van kracht.

Offertes en totstandkoming

Een aanbod of offerte is vrijblijvend tot schriftelijke aanvaarding, tenzij een geldigheidsduur of andere afspraak is vermeld. Een overeenkomst komt tot stand zodra SW de opdracht schriftelijk bevestigt, de opdrachtgever een offerte aanvaardt of SW met instemming van de opdrachtgever met de uitvoering begint.

Prijsindicaties zijn gebaseerd op de verstrekte informatie. Extra werkzaamheden, veranderde omstandigheden of onvolledige informatie kunnen leiden tot een aangepaste prijs of planning.

Uitvoering van de opdracht

SW voert de opdracht zorgvuldig en naar professioneel inzicht uit. Een opdracht is een inspanningsverplichting; een specifiek journalistiek moment, resultaat, publicatie, bereik of beschikbaar beeld kan niet worden gegarandeerd.

SW bepaalt de fotografische en journalistieke werkwijze, selectie en nabewerking, tenzij vooraf concrete aanwijzingen zijn overeengekomen. SW mag fotografen, makers of andere hulppersonen inzetten wanneer dit voor de uitvoering passend is.

Medewerking van de opdrachtgever

De opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie die redelijkerwijs nodig is, waaronder locatie, planning, contactpersonen, deadline, veiligheidsinformatie, gewenste bestanden, publicatiekanalen en het beoogde gebruik.

De opdrachtgever zorgt, voor zover dit binnen diens verantwoordelijkheid ligt, voor toegang, toestemming van locatiebeheerders en een veilige werkomgeving. Vertraging of extra kosten door ontbrekende of onjuiste informatie kunnen worden doorberekend.

Selectie, nabewerking en levering

SW maakt een professionele selectie uit het gemaakte of beschikbare materiaal. Niet-geselecteerde bestanden en onbewerkte bronbestanden, waaronder RAW-bestanden, maken geen deel uit van de levering tenzij dit schriftelijk is afgesproken.

Levertermijnen zijn streefdata, tenzij uitdrukkelijk een fatale termijn is overeengekomen. Bestanden worden geleverd in de afgesproken formaten en via een passende digitale methode. De opdrachtgever controleert de levering zo spoedig mogelijk.

Prijzen en bijkomende kosten

Vermelde prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen, tenzij anders vermeld. Reiskosten, parkeerkosten, vergunningen, locatiekosten, spoedwerk, extra montage, extra correctierondes en aanvullende licenties kunnen afzonderlijk worden berekend wanneer dit vooraf is afgesproken of redelijkerwijs uit de gewijzigde opdracht voortvloeit.

Facturatie en betaling

Facturen worden betaald binnen de termijn die op de factuur of in de opdrachtbevestiging staat. Bij het ontbreken van een specifieke termijn geldt een betalingstermijn van veertien dagen.

Wanneer betaling uitblijft, mag SW na een passende herinnering de wettelijke rente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen. SW mag verdere levering of nieuw gebruik opschorten zolang opeisbare bedragen niet zijn voldaan.

Wijziging, verplaatsing en annulering

Wijzigingen worden zo snel mogelijk doorgegeven. SW beoordeelt of planning, prijs en uitvoering moeten worden aangepast. Bij annulering kan SW reeds verrichte werkzaamheden, gemaakte kosten en redelijkerwijs gereserveerde capaciteit in rekening brengen. Een eventuele annuleringsregeling uit de offerte of opdrachtbevestiging gaat voor.

Bij weersomstandigheden, veiligheidsrisico’s of een journalistiek veranderde situatie kunnen partijen de opdracht in overleg verplaatsen of aanpassen.

Overmacht, actualiteit en veiligheid

SW is niet aansprakelijk voor vertraging of niet-uitvoering door omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer, waaronder ziekte, storing, uitval van vervoer of apparatuur, verbindingsproblemen, overheidsmaatregelen, calamiteiten, weersomstandigheden en beperkingen door hulpdiensten of locatiebeheer.

Veiligheid, aanwijzingen van autoriteiten en journalistieke onafhankelijkheid gaan altijd voor. SW mag een inzet staken, verplaatsen of aanpassen wanneer voortzetting onveilig, onrechtmatig of journalistiek onverantwoord is.

Auteursrecht en gebruikslicentie

Het auteursrecht en overige intellectuele-eigendomsrechten blijven bij SW of de betreffende maker, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Betaling of levering draagt het auteursrecht niet over.

De opdrachtgever ontvangt uitsluitend de licentie die schriftelijk is bevestigd. Gebruik buiten het afgesproken doel, medium, aantal publicaties, bereik, periode of gebied vereist vooraf aanvullende toestemming. Doorlevering, sublicentie, verkoop, opname in een beeldbank, gebruik door andere titels of beschikbaarstelling aan derden is niet toegestaan zonder schriftelijke afspraak.

Naamsvermelding, uitsnede en bewerking

De bij levering opgegeven credit moet duidelijk en redelijkerwijs bij het beeld of in een direct bijbehorend colofon worden geplaatst. De standaardcredit is Naam fotograaf / SW Mediaproducties, tenzij een andere credit wordt meegestuurd.

Een technische uitsnede of formaatwijziging is toegestaan voor het overeengekomen publicatiekanaal, mits de inhoud, journalistieke betekenis en integriteit van het beeld behouden blijven. Zwaardere bewerking, beeldmanipulatie, verwijdering van elementen, AI-bewerking of gebruik in een misleidende context vereist vooraf schriftelijke toestemming.

Portretrecht, locaties en rechten van derden

Bij journalistieke producties maakt SW zelfstandig de relevante journalistieke en privacyafwegingen. Bij een productie in opdracht is de opdrachtgever verantwoordelijk voor toestemmingen, toegang en informatie die binnen diens eigen invloedssfeer vallen, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Een beeldlicentie houdt geen garantie in dat het beeld voor ieder denkbaar commercieel, promotioneel of gevoelig gebruik geschikt is. De opdrachtgever beoordeelt of voor de beoogde toepassing aanvullende toestemming van geportretteerden, rechthebbenden of locatiebeheerders nodig is.

Bewaring, archief en nabestelling

SW mag materiaal bewaren voor administratie, bewijs, journalistiek archief, portfolio en mogelijke nabestelling. Er bestaat geen onbeperkte bewaarplicht. De opdrachtgever bewaart na levering zelf een veilige kopie van de ontvangen bestanden.

Controle en klachten

Zichtbare fouten, ontbrekende bestanden of technische problemen worden zo snel mogelijk en bij voorkeur binnen veertien dagen na levering gemeld. Een klacht schort de betalingsverplichting niet automatisch op.

SW krijgt eerst een redelijke mogelijkheid om een herstelbare tekortkoming te onderzoeken en, waar passend, te herstellen of opnieuw te leveren.

Aansprakelijkheid

SW is alleen aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gemiste publicatie, gemiste omzet, reputatieschade of verlies van gegevens is uitgesloten voor zover de wet dit toestaat.

De totale aansprakelijkheid is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht is gefactureerd of tot het bedrag dat een aansprakelijkheidsverzekeraar voor het voorval uitkeert. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van SW en laten dwingendrechtelijke consumentenrechten onverlet.

Privacy en vertrouwelijkheid

Persoonsgegevens worden verwerkt volgens de privacyverklaring. Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die als zodanig is aangeduid of redelijkerwijs vertrouwelijk behoort te zijn zorgvuldig.

Journalistieke informatie, bronbescherming en redactionele afwegingen kunnen bijzondere bescherming vereisen. SW verstrekt geen vertrouwelijke broninformatie tenzij dit wettelijk verplicht is of de bron daarmee instemt.

Opschorting en beëindiging

SW mag de uitvoering opschorten of de overeenkomst beëindigen wanneer de opdrachtgever wezenlijke verplichtingen niet nakomt, noodzakelijke medewerking weigert, een onveilige of onrechtmatige opdracht verlangt of opeisbare facturen na herinnering onbetaald laat.

Rechten die naar hun aard na het einde van de overeenkomst blijven gelden, waaronder betaling, auteursrecht, licentiebeperkingen, vertrouwelijkheid en aansprakelijkheidsafspraken, blijven van kracht.

Toepasselijk recht en geschillen

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen. Wanneer dat niet lukt, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter. Voor consumenten geldt de rechter die volgens dwingend recht bevoegd is.